Polityka prywatności Dolnośląskie Zakłady Energetyczne

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Dolnośląskie Zakłady Energetyczne (dalej: „DZE”, „Spółka”, „my”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu energetyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Dolnośląskie Zakłady Energetyczne z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora są udostępniane klientom w umowach, na fakturach oraz na stronie internetowej Spółki.

1.3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych

2.1. W związku z zawieraniem i realizacją umów na dostawę energii oraz świadczenie usług energetycznych, DZE może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa przedsiębiorstwa, PESEL lub NIP, numer dokumentu tożsamości,
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, adres e-mail, numery telefonów,
• dane dotyczące punktu poboru energii: adres punktu poboru, numer licznika, numer PPE, dane techniczne przyłącza,
• dane dotyczące rozliczeń i płatności: numery rachunków bankowych, informacje o dokonanych płatnościach, zadłużeniu, nadpłatach,
• dane dotyczące korzystania z usług: informacje o zużyciu energii, dane pomiarowe, dane pozyskane z liczników zdalnego odczytu (jeśli są stosowane),
• dane zbierane w ramach obsługi klienta: treść korespondencji, nagrania rozmów telefonicznych (jeżeli klient został uprzednio poinformowany o nagrywaniu), notatki z kontaktu.

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w wielu przypadkach jest niezbędne do zawarcia lub wykonywania umowy, realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze bądź rozpatrywania zgłoszeń i reklamacji.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane przez DZE w następujących celach i na podstawie następujących przesłanek prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• przygotowanie oferty, zawarcie i realizacja umów na dostawę energii oraz innych usług energetycznych,
• obsługa zgłoszeń, reklamacji, awarii oraz prac serwisowych,
• prowadzenie korespondencji związanej z wykonaniem umowy.

(b) Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego, prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości oraz regulacji dotyczących bezpieczeństwa i utrzymania sieci energetycznej,
• prowadzenie wymaganej dokumentacji księgowej i podatkowej,
• przechowywanie dokumentacji dla celów dowodowych przez okres wymagany przepisami szczególnymi.

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami (w tym windykacja należności),
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci energetycznej, infrastruktury, pracowników oraz klientów,
• prowadzenie analiz i statystyk zużycia energii w celu optymalizacji usług,
• wewnętrzne raportowanie i cele administracyjne,
• zabezpieczenie i archiwizacja danych na potrzeby ewentualnych postępowań.

(d) Na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

• przekazywanie informacji handlowych i marketingowych (w tym drogą elektroniczną lub telefoniczną),
• udział w programach lojalnościowych, ankietach, badaniach satysfakcji i innych działaniach dodatkowych,
• przetwarzanie danych wykraczających poza niezbędny zakres wynikający z przepisów prawa lub zawartej umowy.

3.2. Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

4. Źródła pozyskiwania danych osobowych

4.1. Co do zasady dane pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą – podczas zawierania umów, rejestracji w systemach elektronicznych, zgłaszania reklamacji, awarii, poprzez formularze kontaktowe, infolinię lub korespondencję.

4.2. W niektórych przypadkach, dopuszczonych przez prawo, dane możemy pozyskiwać również:

• od innych podmiotów rynku energetycznego (np. operatorów systemów dystrybucyjnych, sprzedawców energii) w zakresie niezbędnym do zawarcia lub wykonywania umowy,
• z ogólnodostępnych rejestrów i baz (np. CEIDG, KRS, rejestry działalności gospodarczej),
• od podmiotów uprawnionych do przekazania danych na podstawie przepisów prawa bądź zawartych umów.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub odpowiednich umów, w szczególności:

• innym podmiotom rynku energetycznego, w tym operatorom systemów dystrybucyjnych, sprzedawcom energii, operatorom systemów pomiarowych – w zakresie niezbędnym do realizacji dostaw energii i rozliczeń,
• podmiotom świadczącym na rzecz DZE usługi wsparcia, takie jak: obsługa informatyczna, hosting, call center, usługi księgowe, prawne, windykacyjne, doradcze, pocztowe i kurierskie,
• bankom i instytucjom płatniczym w związku z obsługą płatności,
• organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom i innym instytucjom uprawnionym – w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy.

5.2. Wszyscy odbiorcy danych są zobowiązani do zachowania poufności oraz zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych osobowych.

5.3. Co do zasady dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w wyjątkowych przypadkach takie przekazanie będzie konieczne, odbędzie się ono na zasadach zgodnych z RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych).

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz rozliczeń po jej zakończeniu,
• przez czas wymagany przepisami prawa, w tym prawa podatkowego i rachunkowego,
• do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową lub innym stosunkiem prawnym.

6.2. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, chyba że przepisy prawa nakazują ich dłuższe przechowywanie.

6.3. Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez DZE, każdej osobie przysługują, w zakresie przewidzianym przepisami prawa, następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo żądania sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych do innego administratora danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody w każdym czasie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

7.2. Realizacja powyższych praw może być ograniczona w przypadkach określonych przepisami prawa (np. gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązków prawnych lub do dochodzenia roszczeń).

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza obowiązujące przepisy.

8. Zasady bezpieczeństwa danych osobowych

8.1. DZE stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, odpowiednio do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych oraz zgodnie z wymogami RODO i innych przepisów prawa.

8.2. Do środków tych należą m.in.:

• zastosowanie systemów zabezpieczeń informatycznych, szyfrowania i kontroli dostępu,
• regularne szkolenia pracowników i współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• stosowanie procedur reagowania na incydenty naruszenia ochrony danych.

9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

9.1. Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów, DZE może wykorzystywać dane osobowe do tworzenia analiz i zestawień statystycznych dotyczących zużycia energii oraz sposobu korzystania z usług, co służy optymalizacji oferty i dostaw.

9.2. Co do zasady DZE nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie. W razie wprowadzenia takich rozwiązań klienci zostaną o tym wyraźnie poinformowani, wraz ze wskazaniem przysługujących im praw.

10. Pliki cookies i technologie podobne

10.1. W przypadku korzystania ze strony internetowej lub systemów elektronicznych DZE, możliwe jest stosowanie plików cookies i podobnych technologii służących zapewnieniu prawidłowego działania serwisu, dostosowaniu jego funkcjonalności do potrzeb użytkowników oraz prowadzeniu statystyk.

10.2. Szczegółowe zasady dotyczące wykorzystywania plików cookies, zakresu danych zbieranych w tym celu oraz sposobu zarządzania ustawieniami cookies określa odrębna polityka cookies dostępna na stronie internetowej DZE (jeżeli jest stosowna).

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, praktyk stosowanych przez DZE lub rozwoju oferowanych usług.

11.2. Zaktualizowana wersja Polityki prywatności będzie udostępniana w sposób zwyczajowo przyjęty przez DZE, w tym w szczególności na stronie internetowej lub w punktach obsługi klienta.

11.3. Dalsze korzystanie z usług DZE po wejściu w życie zmian Polityki prywatności oznacza akceptację jej aktualnej treści, o ile zmiany nie wymagają odrębnej zgody.

12. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

12.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących praw osoby, których dane dotyczą, mogą skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w dokumentach umownych lub na stronie internetowej Dolnośląskich Zakładów Energetycznych.

12.2. Jeżeli w DZE wyznaczony zostanie inspektor ochrony danych, informacje kontaktowe do tej osoby zostaną podane do publicznej wiadomości, w szczególności na stronie internetowej Spółki oraz w punktach obsługi klienta.